不符合項的查出、處理是內審員的基本功。基本功練不好，開出的不符合項報告將失去應有的價值。那么，新上任的內審員應該如何開具不符合項呢？
一、不符合項事實的描述
1.不符合項事實內容描述的基本要求可歸納為四條： 以客觀事實為依據(jù)、以審核準則為準繩、提出有深度的問題、得到受審核方的確認。
“以客觀事實為依據(jù)”：就是不符合事實必須是內審員親眼看到的、當事人親口陳述的，以及內審員檢查受審核方的文件和記錄時查到的。
“以審核準則為準繩”：就是必須按照法律法規(guī)要求、合同要求、認證標準要求和組織質量管理體系文件要求，檢查體系實施過程的符合性，而不能想當然。
“提出有深度的問題”：可以從兩個方面去理解。一個方面是對一些偶然發(fā)生的文件簽字不全、記錄編號斷續(xù)、必要的標識漏寫等問題，雖然是不符合項，但是或不具有普遍性，或總體上也不影響體系運行和產品質量，當面給受審核方提出，糾正即可，不必開具不符合項報告。另一方面是針對表象的問題，進行適當?shù)淖匪荩纯磫栴}產生的直接（初步）原因或普遍性。
“得到受審核方的確認”：最簡單的方法就是在審核現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)不符合項后，應當即給受審核方的陪同人和當事人說清楚。必要時，也可給對方時間，拿出否定此不符合項的證據(jù)。如果他們拿不出否定的證據(jù)，就能做到使受審核方心服口服。
2.不符合項事實描述中，除了以上的基本要求之外，還要講究文字描述問題。文字描述的基本要求一般也可歸納成4條。
第一：文字描述必須是確鑿的事實，經(jīng)過受審核方確認，不會引起爭議。
第二：文字記錄的事實必須有可追溯性。要達到這個目標，就應在不符合事實描述中關注五個關鍵詞，可稱之為“五何”，即：何時、何地、何崗位、何樣本、何種情況。
第三：語言應簡潔、清楚、問題突出。
第四：事實的描述必須與不符合理由相呼應。
二、不符合理由的陳述
不符合理由的陳述，俗稱“對標”。就是指明該事實不符合認證標準的哪一條哪一句話，這是不符合項報告十分重要的組成部分。
對標準確性的最根本因素是內審員對認證標準的深刻理解。
三、不符合項性質的判定
不符合項性質分為兩大類，即嚴重（major）不符合項和一般（minor）不符合項。嚴重不符合項主要包括：
1.體系出現(xiàn)系統(tǒng)性不符合。比如，某一個過程或關鍵子過程多處重復性出現(xiàn)不符合項，或體系的關鍵績效指標KPI未完成，也未采取積極的糾正措施等等。
2. 體系運行出現(xiàn)區(qū)域性的不符合。如：某一個部門所主管的過程均出現(xiàn)或多個過程出現(xiàn)不符合項，且未采取有效的糾正措施等等。
3. 對產品質量具有重大影響或造成嚴重后果的不符合。
4. 存在嚴重違反法律法規(guī)或重要的國家標準的行為。
對于不同認證標準或行業(yè)的認證機構，嚴重不符合項的劃分類型可能還有一些更多的要求。其他的不符合項可以界定為一般不符合項。
